I. Kiến trúc hệ thống PSC e-Office
PSC e-Office 4.5 là một giải pháp tích hợp từ 6 sản phẩm của PSC bao gồm:
1. PSC Portal
2. PSC Document Management
3. PSC Workflow
4. PSC eDoc Client/Server
5. PSC Digital Library
6. PSC Email/SMS Gateway
Trong đó các phần mềm PSC Portal, PSC Document Management và PSC Digital Library là các sản phẩm nổi tiếng với nhiều khách hàng lớn đang triển khai sử dụng.
Phần mềm PSC e-Office được thiết kế với kiến trúc hiện đại tích hợp hoàn toàn với PSC Portal:
II. Các tính năng nổi bật so với tất cả các giải pháp khác
Với những tính năng ưu việt, công nghệ tiên tiến và tuân thủ các chuẩn công nghệ mới nhất, PSC e-Office là một giải pháp toàn diện nhất hiện nay trong việc xây dựng một Văn Phòng Điện Tử.
III. Chuẩn công nghiệp
PSC e-Office tuân thủ các chuẩn công nghiệp mới nhất:
a. Công cụ phát triển: Microsoft Visual Studio 2010
b. Ngôn ngữ lập trình: C#, .NET 4.0 framework
c. RDBMS: MS SQL Server 2008/2012
d. MS Reporting Service
e. Chuẩn Tiếng Việt: Unicode TCVN 6909:2001 ở cả ba mức biểu diễn, lưu
trữ và trao đổi
f. Chuẩn trao đổi dữ liệu: XML
IV. Tính tương thích
PSC e-Office chạy trên các hệ điều hành Windows XP, Windows Vista, Windows 7, và Windows server 2008/2012 (32/64 bit).
V. Tính dễ sử dụng
PSC e-Office có giao diện dễ sử dụng. Một nhân viên nghiệp vụ có thể học sử dụng trong vòng 30 phút.
VI. Tính đáp ứng
PSC e-Office có thể được sử dụng cho công tác điều hành một tổ chức, cơ quan, trường học hay doanh nghiệp với qui mô sử dụng từ rất nhỏ cho đến qui mô rất lớn.
VII. Tính cập nhật
PSC e-Office có thể được cập nhật vá lỗi miễn phí tự động qua mạng Internet
VIII. Tính tích hợp
PSC e-Office tích hợp hoàn toàn với các phần mềm PSC Portal, PSC OneGate, PSC DMS trong giải pháp tổng thể PSC e-Government.
IX. Chiến lược phát triển
Công ty PSC chúng tôi hiện đang tiếp tục hoàn thiện và pháp triển sản phẩm. Các phiên bản tiếp theo của PSC e-Office sẽ được tích hợp cả giải pháp quản lý tác quyền và bảo mật PSC DRM và PSC eBook Reader cho phép bảo mật công văn một cách tuyệt đối.
X. Mô tả chi tiết chức năng nghiệp vụ:
|
BP |
TÊN QUY TRÌNH NHIỆM VỤ |
|
|
FA |
Tên chức năng nghiệp vụ |
|
1 |
Quản trị danh mục |
|
|
Cho phép tạo lập, quản lý các danh mục cho người sử dụng, ví dụ danh mục sổ văn bản, hồ sơ công việc, danh mục loại văn bản, lĩnh vực, cơ quan, phòng ban, chức danh và các danh mục khác. |
|
2 |
Quản lý văn bản đến |
|
|
2.1 |
Nhập văn bản đến vào hệ thống. |
|
|
|
Cho phép đị nh nghĩa và phân loại các loại văn bản đến, nhập các thuộc
tính văn bản đến, nhập nội dung toàn văn của văn bản đến thông qua máy quét hoặc tệp đính kèm. |
|
|
2.2 |
Chuyển xử lý văn bản đến theo quy trình điện tử đã được phê duyệt trong thiết kế. |
|
|
|
Quy trình được tạo lập qua khảo sát thực tế và được cập nhật trong phần thiết lập hệ thống, quy trình tùy biến theo người dùng. |
|
|
2.3 |
Ghi ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo. |
|
|
2.4 |
Theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến |
|
|
|
Hỗ trợ lãnh đạo các cấp tùy theo thẩm quyền có thể theo dõi tình trạng xử lý văn bản văn bản đến (và cả văn bản đi) theo các trạng thái:
- Văn bản trong hạn đã xử lý.
- Văn bản trong hạn đang xử lý.
- Văn bản trong hạn chưa xử lý
- Văn bản quá hạn đã xử lý.
- Văn bản quá hạn đang xử lý.
- Văn bản quá hạn chưa xử lý.
- Văn bản đến hạn chưa xử lý (hạn xử lý văn bản bằng ngày hiện tại).
- Văn bản đến hạn đang xử lý.
- Cho phép ghi vết xử lý văn bản. |
|
|
2.5 |
Tìm kiếm, Tra cứu văn bản đến. |
|
|
|
- Tìm kiếm Văn bản theo các thuộc tính Văn bản, Tìm kiếm toàn văn.
- Tra cứu Văn bản theo thời gian, theo biểu thức logic, theo tình trạng xử
lý. |
|
3 |
Quản lý văn bản đi |
|
|
3.1 |
Quản lý quá trình soạn thảo, dự thảo văn bản đi |
|
|
|
Quá trình soạn thảo văn bản đi áp dụng theo hướng dẫn Nghị đị nh số
110/2004/NĐ-CP, Nghị đị nh số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010:
- Tạo lập dự thảo văn bản đi.
- Chỉ nh sửa dự thảo văn bản đi.
- Thẩm tra văn bản đi.
- Tra cứu, tìm kiếm dự thảo văn bản đi.
- Cho phép ghi vết xử lý văn bản.
- Quản lý in phiếu trình ký văn bản đi: chức năng này cho phép tắt hoặc
bật chức năng in phiếu trình ký văn bản đi theo một trong ba chế độ: tự
động, thủ công hoặc không cần phiếu trình ký.
- Và các chức năng khác. |
|
|
3.2 |
Quản lý quá trình phát hành văn bản đi |
|
|
|
Quá trình phát hành văn bản đi áp dụng theo hướng dẫn Nghị đị nh số
110/2004/NĐ-CP, Nghị đị nh số 09/2010/NĐ-CP:
- Tự động cập nhật các thông tin văn bản đi.
- Nhập các thông tin bổ sung cho văn bản đi.
- Nhập nội dung toàn văn văn bản đi (gắn tệp điện tử, hoặc quét văn bản).
- Tra cứu, tìm kiếm văn bản đi.
- Có khả năng cho phép người sử dụng thu hồi được văn bản đã gửi đi. |
|
4 |
Quản lý giao việc |
|
|
4.1 |
Tạo công việc và giao việc. |
|
|
|
Thực hiện theo quy trình điện tử đã được phê duyệt trong thiết kế. |
|
|
4.2 |
Theo dõi tình trạng xử lý công việc |
|
|
|
Cho phép Lãnh đạo theo dõi tình trạng xử lý công việc theo 4 trạng thái sau:
- Công việc trong hạn đang xử lý.
- Công việc trong hạn chưa phân xử lý.
- Công việc quá hạn đã phân xử lý.
- Công việc quá hạn chưa phân xử lý.
Cho phép lưu lại toàn bộ các thông tin trao đổi giữa các thành viên liên quan đến công việc trong quá trình xử lý. |
|
|
4.3 |
Ghi ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo. |
|
|
4.4 |
Xử lý công việc được giao. |
|
|
|
Xử lý và cập nhật trạng thái xử lý công việc, lựa chọn một trong các trạng thái ở mục 4.2 |
|
5 |
Quản lý văn bản nội bộ |
|
|
|
Quản lý văn bản nội bộ thực hiện các chức năng:
- Tạo lập văn bản nội bộ.
- Chỉ nh sửa, xóa văn bản nội bộ.
- Chuyển Văn thư cấp số/ hoặc trực tiếp chuyển sang các đơn vị cần thông báo, cần xin ý kiến.
- Tra cứu, tìm kiếm văn bản nội bộ.
- Và các chức năng khác. |
|
6 |
Quản lý hồ sơ công việc |
|
|
6.1 |
Quản lý thư mục lưu trữ hồ sơ công việc |
|
|
|
Quản lý thư mục lưu trữ hồ sơ công việc bao gồm:
- Lập thư mục lưu hồ sơ công việc.
- Sửa/xóa thư mục lưu hồ sơ công việc.
- Phân quyền thư mục hồ sơ công việc. |
|
|
6.2 |
Quản lý hồ sơ công việc |
|
|
|
Quản lý hồ sơ công việc bao gồm:
- Tạo lập hồ sơ công việc: hồ sơ xử lý văn bản, hồ sơ giải quyết công việc, hồ sơ soạn thảo văn bản, hồ sơ văn bản liên quan, hồ sơ theo dõi hồi báo, …
- Sửa/xóa hồ sơ công việc.
- Phân quyền hồ sơ công việc.
- Gắn/bỏ các tài liệu trong hồ sơ.
- Cập nhật kết quả xử lý hồ sơ công việc.
- Và các chức năng khác. |
|
7 |
Báo cáo thống kê |
|
|
7.1 |
In sổ văn bản đến đi. |
|
|
|
In sổ văn bản đến/đi theo quy đị nh của pháp luật về văn thư, lưu trữ. |
|
|
7.2 |
In báo cáo thông kê tình trạng xử lý văn bản. |
|
|
|
In báo cáo thống kê số lượng văn bản đến đã giải quyết, chưa giải quyết trong hạn và chưa giải quyết quá hạn.
- Theo thời gian.
- Theo đơn vị / theo cá nhân. |
|
8 |
Quản trị người dùng |
|
|
|
Quản trị phòng ban, vai trò, người dùng, … |
|
9 |
Quản trị hệ thống |
|
|
|
Quản trị thông tin về cấu hình hệ thống: thiết lập tham số cấu hình cho kết nối máy in, cơ sở dữ liệu, các hệ thống khác, thiết lập tham số chế độ làm việc, chế độ nhật ký, đăng nhập/đăng xuất… |
|
10 |
Lịch Công Tác |
|
|
|
Hệ thống cho phép người dùng đăng ký lịch công tác, hiệu chỉnh ,duyệt lịch, xem lịch, |
|
11 |
Xử lý công việc |
|
|
|
- Quản lý công việc chưa xem
- Quản lý công việc đang xử lý
- Quản lý công việc quá hạn
- Quản lý công việc đã chuyển
- Quản lý công việc đã hoàn thành |
